Tại sao cùng một lĩnh vực hoạt động 2 doanh nghiệp cùng áp dụng ISO 9001 mà hệ thống áp dụng có thể hoàn toàn khác nhau, đó là một trong các lý do EFC giới thiệu về hoạt động hoạch định chất lượng trong việc thiếp lập hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp và sẽ lý giải một phần lý do của sự khác biệt này.
Quản lý chất lượng gồm 4 chức năng: Hoạch định chất lượng (PQ); Đảm bảo chất lượng (QA); Kiểm soát chất lượng (QC); Cải tiến chất lượng (QI) và hoạch định chất lượng được định nghĩa trong ISO 9000:2015 như sau: “một phần của quản lý chất lượng tập trung vào việc lập mục tiêu chất lượng và quy định các quá trình tác nghệp cần thiết và các nguồn lực liên quan để đạt được các mục tiêu chất lượng”. Chức năng hoạch định chất lượng là chức năng đầu tiên trong các chức năng của quản lý chất lượng, chúng ta hình dung chức năng hoạch định chính là quá trình thiết kế cũng như việc thiết kế một căn nhà, đây là quá trình đầu tiên và là quyết định đến tất cả đến căn nhà về sau.
Đến đây chúng ta đã thấy tầm quan trọng của hoạch định chất lượng như thế nào, vậy với nhiều doanh nghiệp ngay cả doanh nghiệp đã áp dụng, thậm chí có chứng chỉ ISO 9001 có đặt ra câu hỏi – việc hoạch định chất lượng vào lúc nào?, hoạch định ở đâu ?.
Việc hoạch định đúng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống gọn gàng phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp, đảm bảo nhân viên áp dụng được và mang lại hiệu quả tránh tình trạng sao chép từ một doanh nghiệp khác và không phù hợp cho doanh nghiệp áp dụng. Xem thêm
Để quá trình hoạch định đạt được kết quả, Quý trình hoạch định sẽ hoạch định sẽ cần lưu ý những vấn đề sau:
- Phải có hiểu biết thấu đáo về tiêu chuẩn từ nhân viên chủ chốt đến lãnh đạo doanh nghiệp – đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng, khi chúng ta hiểu đúng mới có cách làm đúng – phương châm chất lượng là làm đúng ngay từ đầu.
- Khi sử dụng tư vấn phải chọn một tư vấn có năng lực và kinh nghiệm – kinh nghiệm ở đây không chỉ tính bằng yếu tố thời gian mà còn tìm hiểu kinh nghiệm với những công ty có quy mô và kinh nghiệm với công ty từ nhỏ phát triển lớn.
- Xác định rõ bối cảnh của doanh nghiệp, hãy đầu tư thời gian và công sức để phân tích rõ yếu tố bên ngoài và bên trong tác động đến hệ thống quản lý chất lượng
- Phân tích rõ rủi ro và cơ hội từ phân tích bối cảnh, đây sẽ là đầu vào để hoạch định chất lượng.
- Hiểu rõ bối cảnh nội bộ, yếu tố con người, máy móc, nguồn lực để đặt ra mục tiêu phù hợp, không cầu toàn không đặt mục tiêu xa vời thực tế.
- Một giai đoạn lên tập trung một số rủi ro lớn để giải quyết chứ không thể dàn trải nguồn lực.
- Hoạch định chất lượng còn áp dụng cho từng dự án, cho từng sản phẩm vì nhiều doanh nghiệp thực hiện theo đơn hàng với từng dự án, từng đơn hàng đã khác nhau. Nhiều công ty chỉ có một quy trình sản xuất và thiếu rất nhiều tài liệu khác trong khi sản xuất sản phẩm đến cả trăm nhóm sản phẩm khác nhau vì vậy doanh nghiệp hoạch định không đúng cái thừa vẫn thừa, cái thiếu vẫn thiếu
- Mỗi giai đoạn phát triển sẽ có một phương thức tiếp cận quản lý khác nhau chính lý do đó phải hoạch định lại hệ thống khi yếu tố quy mô thay đổi – bối cảnh thay đổi.
- Lãnh đạo công ty phải tham gia vào quý trình hoạch định chất lượng
- Bản thân việc tạo tài liệu không phải mục đích mà phải giá trị gia tăng, vì vậy phải cân nhắc số lượng tài liệu soạn thảo cho từng giai đoạn.
Một hệ thống quản lý chất lượng được triển khai áp dụng đúng sẽ mang lại kết quả và mang tính hướng dẫn – kiến thức của nhân loại được hệ thống hoá. Việc một hệ thống quản lý chất lượng không mang lại hiệu quả chính là bắt đầu từ hoạch định chất lượng và gải đáp cho câu hỏi hệ thống khác biệt giữa 2 công ty cùng nghành nghề.
Ghi chú:
Tham khảo ISO 10005:2005 để tìm hiểu về kế hoạch chất lượng một phần của hoạch định chất lượng
