BỐI CẢNH TỔ CHỨC
Vậy môi trường tổ chức hay hệ sinh thái của tổ chức sẽ quan trọng như thế nào trong việc tiếp cận và quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 ? tại sao là tiền đề để áp dụng ISO 9001 ? nếu không hiểu đúng thì sẽ ra sao?
Theo định nghĩa ISO 9000:2015, bối cảnh của tổ chức là sự kết hợp các vấn đề nội bộ và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến cách tiếp cận của tổ chức trong việc xây dựng và đạt được các mục tiêu của tổ chức - các mục tiêu của tổ chức có thể liên quan đến sản phẩm và dịch vụ.
Trên thực tế đánh giá, EFC nhận thấy rằng nhiều Doanh ngiệp tiếp cận yêu cầu này một cách máy móc và hoàn toàn không có liên kết với các yêu cầu khác của tiêu chuẩn ISO 9001 và nhiều khi chỉ đưa ra một phần của ma trận SWOT.
Vậy ma trận SWOT có ý nghĩa gì ? và có liên quan gì đến bối cảnh của tổ chức. Ma trận SWOT là một công cụ hữu hiệu xác định yếu tố bên trong và bên ngoài của tổ chức nhưng mục đích chính của công cụ này là xác đjnh chiến lược kinh doanh của tổ chức. Vậy xác định bối cảnh của tổ chức có phải xác định chiến lược kinh doanh ?. Câu trả lời là không dù rằng bất cứ công cụ nào áp dụng đều có thể có ích lợi nhất định với tổ chức, vậy SWOT có liên quan gì đến bối cảnh của tổ chức ?. Chắc chắn rằng chiến lược kinh doanh là điều rất quan trọng và với tổ chức, tuy nhiên xác định bối cảnh ở chỉ sử dụng khía cạnh kết quả của chiến lược khi có liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty, ví dụ với bối cảnh thị trường và yếu tố bên trong vậy doanh nghiệp sẽ xác định mức độ chất lượng nào phù hợp, với doanh nghiệp tầm cỡ và có vị thế trên thị trường và có nguồn lực nội bộ, doanh nghiệp này có thể xác định mức độ cung cấp sản phẩm chất lượng cao trên thị trường. Một số công ty với năng lực hạn chế, trong bối cảnh đó sẽ quyết định chọn chiến lược cung cấp sản phẩm cho phân khúc thị trường trung và thấp cấp và sẽ cung cấp các sản phẩm với mức chất lương cho nhóm khách hàng này.
Tuy nhiên yếu tố này mang tính định hướng chiến lược của doanh nghiệp và nhiều khi đã được xác định từ giai đoạn trước chứ không có tính cụ thể để doanh nghiệp đưa ra các yếu tố giúp hoạch định hệ thống quản lý chất lượng một cách thiết thực nhằm giải quyết các vấn đề chất lượng của hiện tại.
Chính lý do đó việc xác định bối cảnh bằng cách xác định các yếu tố bên ngoài và bên trong, tiếp theo xác định các rủi ro, các vấn đề liên quan trực tiếp đến các các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp, ví dụ: yếu tố bên ngoài là các doanh nghiệp cung cấp, doanh nghiệp vận tải có chất lượng bị suy gỉảm, vậy với bối cảnh này doanh nghiệp sẽ xác định rủi ro đến sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp tác động đến chất lượng nguyên vật liệu và thời gian cung cấp, rồi sau đó sẽ có hành dộng cụ thể để giải quyết vấn đề chất lượng; hoặc bối cảnh nội bộ là yếu tố con người chưa đáp ứng tốt công việc, yếu tố này sẽ dẫn đến rủi ro về chất lượng và công ty sẽ có chương trình hành động để kiểm soát vấn đề này như đào tạo nhân viên…
Chính vì vậy việc xác định bối cảnh chỉ cần xác định đầy đủ các yếu tố bên trong và bên ngoài của tổ chức và quan trọng là liên kết đến đánh giá rủi ro và hoạch định chất lượng. Nếu không hiểu đúng sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ mất thời gian và quan trọng không ứng dụng được hướng dẫn của tiêu chuẩn để thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng hữu hiệu giúp ích cho hoạt động quản lý và phát triển của doanh nghiệp. Đó là lý do xác định bối cảnh tổ chức chính là yêu cầu tiền đề cho mọi hành động tiếp cận chất lượng tiếp theo.